Przygotowanie sal konferencyjnych do wideorozmów i wideokonferencji
Wiedorozmowy i wideokonferencje stały się nieodłączną częścią rzeczywistości biurowej. Jest kilka powodów, dla których to obecnie standardowy sposób komunikacji: począwszy od dostępności technologii zapewniającej niezakłóconą rozmowę, przez globalizację biznesu, zmianę modelu pracy na zdalną, aż po sytuację epidemiczną. W związku z tym pewne jest jedno: nowoczesna salka konferencyjna powinna zostać przystosowana do prowadzenia wideorozmów. Jak? Podpowiadamy.
Jak zaaranżować nowoczesną salę konferencyjną?
Salka konferencyjna jest przydatna w niemal każdej firmie. To miejsce, które najczęściej pełni rolę miejsca spotkań – zarówno tych we własnym gronie, np. briefingów i narad, jak również z klientami i kontrahentami. Dlatego przy jej urządzaniu trzeba wziąć pod uwagę dwa kluczowe aspekty:
- estetykę – design mebli i ogólna aranżacja przestrzeni wpływają na to, jak firma jest odbierana w środowisku biznesowym; sala wideokonferencyjna stanowi jej ważną wizytówkę;
- funkcjonalność – to miejsce, w którym są prowadzone niejednokrotnie trwające wiele godzin spotkania; dlatego należy zadbać o komfort ich uczestników, bez względu na formę, w jakiej odbywa się spotkanie.
Jest jeszcze trzecia istotna sprawa – chodzi o stworzenie przestrzeni, która zapewni prywatność dyskusji. Nie można dopuścić do tego, aby osoby postronne słyszały przebieg rozmów toczących się w sali wideokonferencyjnej. To ważne zarówno z uwagi na poufność dyskusji, ale i komfort pracowników znajdujących się w sąsiednich pomieszczeniach. Właśnie dlatego przy urządzaniu takiego miejsca należy zadbać o kwestie akustyczne. Istnieje wiele rozwiązań technicznych, które łączą estetykę, funkcjonalność oraz właściwą akustykę.
Panele akustyczne – skuteczny sposób na uciążliwy pogłos
W biurze znajduje się duża sala wideokonferencyjna? A może po prostu to wnętrze z wysokim sufitem? Jeśli tak, problemem może być pogłos. Fale dźwiękowe, rozchodzące się po dużej powierzchni, dają wrażenie „echa”. Jest ono uciążliwe już podczas prowadzenia spotkań face-to-face. Jednak to właśnie w trakcie wideokonferencji staje się ono prawdziwym problemem.
Warto pamiętać, że niewielkie zakłócenia dźwięku „na żywo” mogą zostać dodatkowo wypaczone przez opóźnienia w transferze danych, a w efekcie rozmowa przestanie być zrozumiała dla partnera po drugiej stronie linii. A nawet, jeśli przekaz treści będzie przebiegał w miarę przejrzyście, zakłócenia obniżą komfort dyskusji. To zaś może się przełożyć na mniej przychylne nastawienie kontrahenta i utrudnienie osiągnięcia sukcesu w negocjacjach.
Sprawdź: Panele akustyczne podwieszane – dlaczego warto je zamontować
Rozwiązaniem, które pozwoli skutecznie poradzić sobie z pogłosem, są panele akustyczne.
Jak działają panele akustyczne?
Panele akustyczne, które oferuje Contrato, pozwalają wyciszyć pomieszczenie. Można je umieścić na ścianach wewnątrz salki konferencyjnej, a także – dla powstrzymania pogłosu – na suficie. Wcale nie muszą zajmować całej jego przestrzeni. Kilka paneli, podwieszonych w designerski sposób, doda „smaczku” aranżacji wnętrza, a jednocześnie zapobiegnie zakłóceniom dźwięku.
Fot. ściennych paneli akustycznych źródło: contrato.pl
Budka akustyczna – komfort pracy indywidualnej i spotkań biznesowych
Duża sala konferencyjna jest odpowiednia do prowadzenia wideokonferencji w szerszym gronie – np. wówczas, gdy zespół pracowników Twojej firmy konsultuje kierunek działania z grupą ekspertów kontrahenta. Jednak jeśli rozmowa ma się odbyć w wąskim zespole lub w modelu jeden na jeden, warto wykorzystać mniejszą i bardziej kameralną przestrzeń, jaką jest budka akustyczna.
Taka budka – zwłaszcza zamknięta – może zostać zamontowana nawet w pomieszczeniu typu open-space. Pozwoli rozmówcy zabrać laptopa do wewnątrz i odizolować się na czas poufnej dyskusji.
Dowiedz się również: Akustyka dużych sal – jak wygłuszyć duże pomieszczenia
Jednoosobowa budka telefoniczna
Jednoosobowa budka telefoniczna to rozwiązanie odpowiednie zwłaszcza na krótsze rozmowy indywidualne. Zajmuje bardzo niewiele miejsca i zapewnia perfekcyjne wyciszenie oraz sprzyja dobrej koncentracji. Nie trzeba się w niej obawiać o pogłos, ani o to, że treść rozmowy zostanie podsłuchana przez osoby trzecie.
Kabina akustyczna – wieloosobowa salka do wideokonferencji
Dobrym kompromisem pomiędzy dużą salą konferencyjną a jednoosobową budką jest kabina akustyczna. Zajmuje więcej miejsca niż budka telefoniczna do biura, ale też jest w stanie pomieścić kilka osób – ich liczba zależy od projektu. W kabinie może się znaleźć stół oraz wygodne siedziska, więc w rozmowie, czy to face-to-face, czy za pośrednictwem Skype’a lub Zooma, może uczestniczyć więcej osób. Taka kabina może być alternatywą dla małej sali konferencyjnej – idealnie sprawdza się na poufne spotkania.
Sala konferencyjna skrojona na miarę
Bez względu na to, czy w grę wchodzi aranżację sali wideokonferencyjnej, czy realizowana ma być kabina dźwiękoszczelna – projekt może być dostosowany do indywidualnych oczekiwań klienta pod każdym względem. Contrato zapewnia możliwość uzgodnienia:
- designu obiektu – w tym jego schematu kolorystycznego, który może np. współgrać z systemem identyfikacji wizualnej marki,
- wielkości, jaką będzie miała budka telefoniczna do biura czy większa kabina akustyczna – jej rozmiar oraz kształt mogą być dostosowane do ograniczeń przestrzennych powierzchni biurowej,
- wyposażenia i układu wnętrza – dźwiękoszczelne kabiny biurowe mogą być zaaranżowane tak, aby stwarzały optymalne warunki do wideokonferencji, jak i standardowych rozmów.
Warto pamiętać, że cena kabiny akustycznej jest również ustalana indywidualnie – w zależności od specyfiki projektu. Jeżeli więc chcesz uzyskać wycenę i omówić szczegóły techniczne, skontaktuj się z naszymi ekspertami.